Türk inşaat sektöründe küçük ve orta ölçekli firmalarda bilgi yönetimi

Abstract

Bilgi öğrenme, araştırma veya gözlem yolu ile ve insan zekâsının çalışması sonucu elde edilen bir üründür. Bilginin bir ürün olarak kabul edilmesi; kayıt altına alınabilir paylaşılabilir ve tekrar kullanılabilir olma özelliklerinden gelmektedir. Bu özellikleri nedeniyle bilgi aynı zamanda bir kaynak olarak da görülmektedir. Bilgi yönetimi (BY) kaynak olarak bilginin verimli kullanılmasına olanak sağlayacak yöntemler geliştiren bir alandır. İşletmeler bünyelerinde ürettikleri bilgileri etkin kullanabilmek için BY uygulamalarını kullanmaktadırlar. Kullanılan bu uygulamalar bilgisayar programları gibi bilişim tabanlı sistemler olabildiği gibi toplantılar ve yüz yüze görüşmeler gibi insan odaklı yöntemleri de içermektedirler. Fakat geliştiren bu uygulamaların işletmelerin güncel ihtiyaçlarını karşılayabilmeleri için sürekli iyileştirmelere ihtiyaçları vardır. Bu durum işletmelerin BY yatırımları yapmalarını ve bünyelerinde BY ile ilgili birim veya çalışanları bulundurmalarını gerektirmektedir. Bahsi geçen yatırımların ise ancak büyük ölçekli işletmeler tarafından karşılanabilir olduğu görülmektedir. KOBİ'ler büyük ölçekli işletmelerden; çalışan sayıları, örgütlenme biçimleri, sahip oldukları kaynaklar, hizmet verdikleri pazar ölçekleri ve işletme kültürleri açılarından farklılıklar göstermektedirler. Türkiye'de bulunan toplam girişim sayısının %99,8'ini oluşturan KOBİ'lerin BY uygulamalarına kısıtlı kaynakları nedeniyle yatırım yapamadıkları görülmektedir. Bu durum KOBİ'lerin bilgilerin yönetiminde tekrar eden sorunlar ile karşılaşmalarına sebep olmaktadır. Sözel aktarılan bilgilerin yanlış anlaşılması, deneyimli işletme çalışanlarının işten ayrılmaları, bilgisayarlarda yaşanan teknik arızalar, e-posta trafiklerinin etkin yönetilememesi ve buna benzer sorunlar nedeniyle işletmelerde bilgi kayıpları yaşanmaktadır. İnşaat sektörü gibi risk oranları yüksek ve çok sayıda paydaşla çalışılması gereken bir sektörde, yönetim modellerinin kullanılmaması; öngörülemeyen maliyetler, zamanında teslim edilemeyen projeler ve iş kalitesinin düşmesi gibi sonuçlar doğurmaktadır. Projelerin yönetilebilmesi için önemli bir kaynak olan bilginin, üretimi, saklanması ve tekrar kullanılması sektörün önemli sorunlarındandır. Tez çalışmasının birincil amacı Türk inşaat sektöründe hizmet veren küçük ve orta büyüklükte mimarlık ofislerine (KOBMO) yönelik kullanımı kolay ve maliyeti düşük bir bilgi yönetimi modeli (BYM) geliştirilmesidir. Tez çalışmasının ikincil amacı KOBMO'ların yaşadıkları mevcut BY sorunlarının tespit edilmesidir. Çalışmanın üçüncü amacı ise Türk inşaat sektöründe hizmet veren işletmelerin kullandıkları BY uygulamalarının tespit edilmesi ve BY ile ilgili işletmelerin yaşadıkları sorunların belirlenmesidir. Tez çalışmasında öncelikle alanda yapılan çalışmalar araştırılarak BY sorunları ve bu sorunlar için geliştirilen model çalışmaları incelenmiştir. Yapılan literatür çalışmasının ardından Türk inşaat sektöründe çalışan meslek insanları ile ön görüşme ve görüşmeler yapılarak mevcut BY sorunları ve uygulamaları hakkında bilgi elde edilmiştir. Görüşmelerden elde edilen bulgular ışığında daha geniş bir örnekleme ulaşabilmek amacıyla anket çalışmaları düzenlenmiştir. Yapılan anket çalışmaları, görüşmeler ve literatür araştırması sonucunda elde edilen bulgular ışığında küçük ölçekli mimarlık ofisleri için bütünleşik bir bilgi yönetimi modeli (BBYM) geliştirilmiştir. Yapılan alan çalışmaları sonucunda işletmelerin dört ana başlık altında BY sorunları yaşadıkları tespit edilmiştir. Temel dört sorun başlığı; öğrenme süreçleri, örtülü bilgiler, açık bilgiler ve işbirliği ortamlarının etkin yönetilememesinden kaynaklanmaktadır. Öğrenme süreçlerinde öğrenilen bilgilerin kayıt altına alınamadığı ve bu öğrenilen bilgilerin başka çalışanlar tarafında kullanılamadığı görülmüştür. İkinci başlıkta örtülü bilgiler olan deneyimlerin ve sözel bilgilerin etkin olarak çalışanların birbirleriyle paylaşamadıkları ve bu bilgilerin bir kısmının kaybedildiği tespit edilmiştir. Üçüncü başlıkta açık bilgiler olan dijital dosyalar ve e-postaların depolanmasında ofislerce belirlenen kayıt sistemlerine uyulmadığı için sorunlar yaşandığı ve belgelerin zaman zaman bulunamadığı belirlenmiştir. Dördüncü başlıkta işbirliği ortamları olan şantiyeler ve ofisler gibi alanlarda üretilen iş programları gibi bilgilerin tüm çalışanlar tarafından etkin olarak takip edilemediği ve güncellenemediği görülmüştür. Tespit edilen sorunların ışığında küçük ölçekli mimarlık ofisleri için bütünleşik bilgi yönetimi modeli (BBYM) geliştirilmiştir. Geliştirilen model dört ana başlıkta toplanan sorunlara çözüm önerileri getiren dört alt modelden oluşmaktadır. Bu modeller; öğrenme süreçleri, örtülü bilgi yönetim, açık bilgi yönetim ve işbirliği ortamı modelleridir. Geliştirilen bu dört modelin birbirleri ile olan ilişki biçimleri tanımlanarak bütünleşik bir model olması sağlanmıştır. Geliştirilen modelde mevcut sorunların çözümü için hem bilişim tabanlı hem de insan odaklı yöntemler önerilmiştir. Mimarlık ofislerinin mevcut çalışma düzenlerini bozmayan değişiklikler ile modelin uygulanması hedeflenmiştir. Mimarlık ofisleri için önemli bir kaynak olan çalışanların deneyimlerinin kayıt altına alınabilmesi için bilgi kartları yöntemi önerilmiştir. Bilgi kartları yöntemi ile çalışanların deneyimlerini kayıt altına alması, diğer çalışanlar ile paylaşması ve tekrar eden proje sorunlarının tespit edilmesi için kullanılması ön görülmüştür. İşletmelerin basit ve maliyeti düşük çözüm önerilerine ihtiyaçları vardır. Geliştirilen BBYM'nin mimarlık ofisleri için mevcut BY sorunlarının tespit edilmesi ve sorunların çözümü için faydalı olacağı düşünülmektedir. Ayrıca yapılan bu çalışmanın alanda yapılacak ileriki çalışmalar için de bir kaynak oluşturması hedeflenmiştir.